1. Responsable del tratamiento
- Responsable: ________________________________
- NIF/CIF: ________________________________
- Domicilio: ________________________________
- Correo de privacidad: ________________________________
- Delegado/a de protección de datos, si procede: ________________________________
2. Ámbito de esta política
Esta política informa sobre el tratamiento de datos personales relacionado con el sitio público de Shiftime, las consultas comerciales, las comunicaciones, la gestión de cuentas y la contratación del servicio. El tratamiento de datos de trabajadores cargados por empresas clientes se describe en el apartado específico sobre el papel de Shiftime como posible encargado del tratamiento.
3. Categorías de datos
Según la interacción, pueden tratarse datos identificativos y de contacto, datos de empresa y facturación, contenido de consultas, información de cuenta y suscripción, registros técnicos y de seguridad, y datos necesarios para prestar las funcionalidades solicitadas. En la aplicación de control horario pueden existir datos de jornada, turnos, pausas, ausencias, incidencias y, si se habilita, ubicación vinculada al fichaje.
No deben introducirse diagnósticos, informes médicos ni categorías especiales de datos en campos libres salvo que la función esté expresamente habilitada y exista una evaluación jurídica y técnica específica. Deben aplicarse minimización de datos, limitación de finalidad y control de acceso.
4. Finalidades y bases jurídicas
- Responder consultas y solicitudes: medidas precontractuales solicitadas por la persona interesada o, cuando corresponda, interés legítimo debidamente ponderado.
- Crear y gestionar cuentas, prestar el servicio y dar soporte: ejecución del contrato o medidas precontractuales.
- Facturación, contabilidad y obligaciones fiscales: cumplimiento de obligaciones legales.
- Seguridad, prevención de abusos y resolución de incidencias: interés legítimo debidamente ponderado y/o cumplimiento de obligaciones legales, según el caso.
- Comunicaciones comerciales: solo cuando exista una base jurídica válida y se respeten los requisitos aplicables; cuando sea necesario, se solicitará consentimiento separado y revocable.
- Cookies no necesarias: consentimiento previo cuando sea exigible.
La base jurídica concreta debe revisarse para cada formulario y proceso real. No se utilizará una casilla genérica de consentimiento como sustituto de la base jurídica que corresponda.
5. Datos de trabajadores tratados mediante cuentas de clientes
La empresa cliente determina normalmente las finalidades y los medios del tratamiento de los datos laborales y actúa como responsable del tratamiento. Shiftime actuará como encargado cuando trate dichos datos siguiendo instrucciones documentadas de la empresa cliente. Esta asignación depende de las funciones reales y de quién determine los fines y medios de cada tratamiento.
La empresa cliente debe informar a sus trabajadores, determinar una base jurídica válida, configurar permisos, establecer los plazos de conservación y atender las solicitudes de derechos que le correspondan. Shiftime tratará los datos de la aplicación conforme al contrato y al acuerdo de encargo aplicable, y no los utilizará para fines propios incompatibles con las instrucciones documentadas.
6. Registro de jornada y geolocalización
Cuando el cliente utilice Shiftime para registrar jornada, será responsable de organizar el sistema conforme a la normativa laboral aplicable, incluida la conservación de los registros durante el plazo legal. La empresa cliente deberá informar a las personas trabajadoras sobre el sistema utilizado y facilitar el ejercicio de los derechos que correspondan.
La geolocalización, si está disponible y activada, debe limitarse a una finalidad legítima, necesaria y proporcionada. El cliente deberá informar previamente sobre la finalidad, el alcance, el momento de captación, los destinatarios y la conservación. No deberá realizarse seguimiento continuo fuera del contexto autorizado.
7. Destinatarios y proveedores
Los datos podrán ser accesibles por proveedores que resulten necesarios para alojar, mantener, proteger o prestar el servicio, así como por proveedores de correo, soporte, pagos o facturación si realmente se utilizan. Lista de proveedores reales, servicio prestado y país: ________________________________.
Las comunicaciones a autoridades públicas solo se realizarán cuando exista una obligación o base jurídica aplicable. No se venderán datos personales. Cualquier comunicación o acceso por terceros deberá estar justificado y documentado.
8. Transferencias internacionales
Países fuera del Espacio Económico Europeo a los que se transfieran datos, si los hay: ________________________________. Garantía aplicable y forma de obtener información o copia: ________________________________. Si no existen transferencias internacionales, confirma esta circunstancia antes de publicar. El uso de un proveedor internacional debe revisarse conforme al RGPD y a las condiciones efectivas del proveedor.
9. Plazos de conservación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la finalidad correspondiente y, después, durante los plazos legales o el tiempo necesario para formular, ejercer o defender reclamaciones. Deben definirse y documentarse los plazos reales para:
- Consultas comerciales: ________________________________.
- Datos de cuentas y contratos: ________________________________.
- Facturas y documentación contable: ________________________________.
- Registros de seguridad: ________________________________.
- Datos laborales tratados por cuenta del cliente: según instrucciones, contrato y obligaciones legales del cliente.
- Copias de seguridad y purga definitiva: ________________________________.
No se conservarán datos indefinidamente por defecto. Los plazos de Shiftime como encargado deben ser coherentes con el acuerdo de encargo y con las instrucciones lícitas del cliente.
10. Derechos de las personas
Las personas interesadas podrán ejercer, cuando proceda, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en él. Para ejercerlos, pueden contactar en ________________________________, indicando el derecho que desean ejercer y aportando la información necesaria para verificar su identidad de forma proporcionada.
Cuando Shiftime trate datos laborales por cuenta de una empresa cliente, la solicitud deberá dirigirse normalmente a dicha empresa responsable. Shiftime prestará la asistencia que corresponda conforme al acuerdo de encargo y a la normativa. También se puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos: www.aepd.es.
11. Seguridad y brechas
Se aplicarán medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos y los riesgos para las personas. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Si se produce una brecha de datos personales, se gestionará y notificará a las autoridades y personas afectadas cuando la normativa lo exija. Las responsabilidades de Shiftime y del cliente dependerán de sus papeles respectivos y del acuerdo de encargo.
12. Decisiones automatizadas
No se utilizarán datos para decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre las personas salvo que se informe expresamente de ello y exista una base jurídica y las garantías exigibles. Si se incorporan funciones de este tipo, esta política deberá actualizarse antes de activarlas.
13. Menores
Shiftime está destinado a empresas y usuarios autorizados para fines profesionales. No se dirige al público infantil. Si el servicio pudiera tratar datos de menores en un contexto laboral o de prácticas, el cliente deberá verificar las reglas aplicables y establecer las garantías necesarias.
14. Cookies y tecnologías similares
La información sobre cookies se encuentra en la Política de cookies. Las tecnologías no necesarias se activarán únicamente cuando se haya obtenido el consentimiento válido cuando sea exigible.
15. Cambios en esta política
Esta política podrá actualizarse para reflejar cambios legales o en el servicio. La versión vigente y su fecha de revisión se publicarán en esta página. Versión: __________________. Fecha de revisión: __________________.